Audio- en videoconferenties

Gegevensverwerking

Voor de communicatie met onze klanten gebruiken wij onder andere online conferentietools. De tools die we gebruiken worden hieronder opgesomd. Wanneer u via internet met ons communiceert per video- of audioconferentie, worden uw persoonsgegevens door ons en de aanbieder van de betreffende conferentietool verzameld en verwerkt.

De conferentietools verzamelen daarbij alle gegevens die u verstrekt/gebruikt bij het gebruik van de tools (e-mailadres en/of telefoonnummer). De conferentietools verwerken ook de duur van de conferentie, het begin en het einde (tijd) van de deelname aan de conferentie, het aantal deelnemers en andere "contextuele informatie" in verband met het communicatieproces (metagegevens).

Daarnaast verwerkt de aanbieder van de tool alle technische gegevens die nodig zijn voor de afhandeling van de online communicatie. Dit omvat met name IP-adressen, MAC-adressen, apparaat-id's, apparaattype, type en versie van besturingssysteem, clientversie, cameratype, microfoon of luidspreker en het type verbinding.

Voor zover binnen de tool inhoud wordt uitgewisseld, geüpload of op een andere wijze ter beschikking wordt gesteld, worden deze eveneens op de servers van de toolaanbieder opgeslagen. Deze inhoud omvat in het bijzonder cloud-registraties, instant messages/chatberichten, voicemails, geüploade foto's en video's, bestanden, whiteboards en andere informatie die wordt gedeeld tijdens het gebruik van de service.

Houd er rekening mee dat wij niet de volledige controle hebben over de gegevensverwerkingsprocessen van de gebruikte tools. Onze mogelijkheden zijn in hoge mate afhankelijk van het ondernemingsbeleid van de betreffende aanbieder. Voor meer informatie over de gegevensverwerking door de conferentietools verwijzen wij u naar de privacyverklaringen van de gebruikte tools die wij onder deze tekst hebben vermeld.

Doel en rechtsgrondslag

De conferentietools worden gebruikt om te communiceren met toekomstige of bestaande contractanten of om bepaalde diensten aan onze klanten aan te bieden (art. 6 lid 1 punt b) AVG). Daarnaast dient het gebruik van de tools om de communicatie met ons resp. ons bedrijf in het algemeen te vereenvoudigen en te versnellen (gerechtvaardigd belang in de zin van art. 6 lid 1 punt f) AVG). Voor zover toestemming is gevraagd, vindt het gebruik van de betreffende tools plaats op basis van deze toestemming; de toestemming kan te allen tijde met werking voor de toekomst worden herroepen.

Bewaartermijn

De rechtstreeks door ons via de video- en conferentietools verzamelde gegevens worden uit onze systemen verwijderd zodra u ons om verwijdering verzoekt, uw toestemming voor opslag herroept of het doel voor de gegevensopslag vervalt. Opgeslagen cookies blijven op uw apparaat staan totdat u deze verwijdert. Dwingende wettelijke bewaartermijnen blijven onaangetast.

Op de bewaartermijn van uw gegevens die door de aanbieders van de conferentietools voor eigen doeleinden worden opgeslagen, hebben wij geen invloed. Neem voor meer informatie rechtstreeks contact op met de exploitanten van de conferentietools.

Gebruikte conferentietools

Wij gebruiken de volgende conferentietools:

Microsoft Teams

Wij maken gebruik van Microsoft Teams. De provider is Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, VS. Raadpleeg de privacyverklaring van Microsoft Teams voor meer informatie over de gegevensverwerking: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

Orderverwerking

Wij hebben een overeenkomst voor orderverwerking gesloten met de bovengenoemde aanbieder. Deze overeenkomst is wettelijk verplicht vanwege bescherming van persoonsgegevens en met de overeenkomst wordt gegarandeerd dat de persoonsgegevens van onze websitebezoekers uitsluitend worden verwerkt overeenkomstig onze aanwijzingen en in overeenstemming met de AVG.