Audio- ja videoneuvottelut

Tietojen käsittely

Kommunikoimme asiakkaidemme kanssa muun muassa verkkokonferenssityökalujen avulla. Käyttämämme yksittäiset työkalut luetellaan alla. Jos kommunikoit kanssamme video- tai audiokonferenssin välityksellä internetin kautta, me ja kyseisen konferenssityökalun tarjoaja keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi.

Konferenssityökalut keräävät kaikki tiedot, jotka annat/syötät työkalujen käyttöä varten (sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero). Konferenssityökalut käsittelevät myös konferenssin kestoa, konferenssiin osallistumisen alkamis- ja päättymisajankohtaa (kellonaikaa), osallistujien lukumäärää ja muita kommunikaatioprosessiin liittyviä "kontekstitietoja" (metatietoja).

Lisäksi työkalun tarjoaja käsittelee kaikkia verkkoviestinnän käsittelyyn vaadittavia teknisiä tietoja. Niitä ovat erityisesti IP-osoitteet, MAC-osoitteet, laitetunnukset, laitetyyppi, käyttöjärjestelmän tyyppi ja versio, asiakasversio, kameratyyppi, mikrofoni tai kaiutin sekä yhteystyyppi.

Jos työkalun sisällä vaihdetaan, ladataan tai muulla tavoin toimitetaan sisältöjä, ne tallennetaan myös työkalun tarjoajan palvelimille. Tällaista sisältöä ovat erityisesti pilvitallenteet, chat-/ pikaviestit, ääniviestit, palvelimelle ladatut valokuvat ja videot, tiedostot, luonnoslehtiöt ja muut palvelun käytön aikana jaetut tiedot.

Huomaa, että meillä ei ole täyttä vaikutusvaltaa käytettävien työkalujen tietojenkäsittelytoimintoihin. Mahdollisuutemme riippuvat pitkälti kyseisen palveluntarjoajan toimintaperiaatteista. Lisätietoja konferenssityökalujen suorittamasta tietojenkäsittelystä löydät kunkin työkalun tietosuojakäytännöistä, jotka luetellaan tämän tekstin alla.

Tarkoitus ja oikeusperusta

Konferenssityökaluja käytetään yhteydenpitoon tulevien tai nykyisten sopimuskumppanien kanssa tai tiettyjen palvelujen tarjoamiseen asiakkaillemme (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta). Lisäksi työkalujen käyttö yksinkertaistaa ja nopeuttaa yleisesti viestintää kanssamme tai yrityksemme kanssa (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohdassa tarkoitettu oikeutettu etu). Sikäli kuin vastaava suostumus on pyydetty, kyseisiä työkaluja käytetään tämän suostumuksen perusteella; suostumus voidaan peruuttaa milloin tahansa tulevaisuuden osalta.

Tallennuksen kesto

Suoraan video- ja konferenssityökalujen avulla keräämämme tiedot poistetaan järjestelmistämme heti, kun pyydät meitä poistamaan ne, peruutat suostumuksesi niiden tallentamiseen tai kun tietojen tallentamisen tarkoitus ei enää täyty. Tallennetut evästeet pysyvät päätelaitteellasi, kunnes poistat ne. Tämä ei vaikuta pakollisiin lakisääteisiin säilytysaikoihin.

Emme voi vaikuttaa sellaisten tietojesi säilytysaikaan, joita konferenssityökalujen ylläpitäjät tallentavat omiin tarkoituksiinsa. Lisätietoja saat suoraan konferenssityökalujen ylläpitäjiltä.

Käytettävät neuvottelutyökalut

Käytämme seuraavia konferenssityökaluja:

Microsoft Teams

Käytämme Microsoft Teamsia. Palveluntarjoaja on Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA. Yksityiskohtaiset tiedot tietojenkäsittelystä löytyvät Microsoft Teamsin tietosuojakäytännöstä: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

Tilausten käsittely

Olemme tehneet edellä mainitun palveluntarjoajan kanssa sopimuksen toimeksiantojen käsittelystä (AVV). Kyseessä on tietosuojalainsäädännössä määrätty sopimus, jolla varmistetaan, että kävijöiden henkilötietoja käsitellään verkkosivustolla ainoastaan ohjeidemme mukaisesti ja yleistä tietosuoja-asetusta noudattaen.